Back to top

Kiến thức cơ bản về kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Hoàng Ngô 12 Tháng Bảy, 2021 0 comments
Kiến thức cơ bản về kế toán cho doanh nghiệp nhỏ 1

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh, bạn sẽ cần hiểu các nguyên tắc kế toán để đánh giá tình trạng hoạt động của tổ chức và tiến trình đạt được mục tiêu của tổ chức.

Doanh nghiệp được xây dựng dựa trên các giao dịch. Những điều cơ bản về kế toán bắt đầu với một hệ thống ghi chép và báo cáo các giao dịch của bạn. Ngay cả khi bạn định thuê ngoài kế toán và ghi sổ, bạn cần phải có khả năng đọc và hiểu các báo cáo tài chính của mình và điều đó có nghĩa là hiểu một số nguyên tắc kế toán và thiết lập kinh doanh cơ bản.

Hãy bắt đầu với một loạt câu hỏi:

1. Bạn có loại hình kinh doanh nào?

Đó có phải là dịch vụ, buôn bán, sản xuất hay kinh doanh thông tin không? 

Một số công ty là sự lai tạp của hai loại hoặc nhiều hơn: một công ty kinh doanh đồ ăn lắc nhập khẩu nguyên liệu thô để chế biến là một nhà sản xuất, nhưng khi bán đồ ăn lắc, đó là một người bán hàng. Nếu nó có một vị trí thực tế, nó sẽ trở thành một dịch vụ khi lắc được chuẩn bị và đưa cho khách hàng. Và nếu nó cung cấp các lớp học về cách bán sữa lắc hoặc sinh tố, thì đó là một công việc kinh doanh thông tin.

Loại hình kinh doanh của bạn xác định các giao dịch sẽ chiếm phần lớn trong kế toán của bạn. 

Tiếp theo, cơ cấu sở hữu là gì? Có các yêu cầu về sổ sách kế toán và ngân hàng khác nhau đối với các công ty tư nhân duy nhất, công ty hợp danh, tổng công ty, công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) và hợp tác xã .

2. Bạn có giấy phép kinh doanh và giấy phép?

Bạn sẽ cần những thứ này để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và có thể báo cáo thuế của mình một cách chính xác. Các tài liệu bạn cần khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và địa điểm hoạt động.

3. Bạn có một tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng không?

Hầu hết các cấu trúc quyền sở hữu đều yêu cầu doanh nghiệp của bạn phải có một tài khoản riêng. Nhưng nó được khuyến nghị cho mọi doanh nghiệp mà bạn không muốn các giao dịch cá nhân của mình lẫn lộn với các giao dịch kinh doanh của bạn nếu bạn có thể giúp được. 

4. Bạn sẽ có nhân viên?

Nếu không, bạn sẽ có một quy trình kế toán dễ dàng hơn nhiều. Nhưng nếu bạn có kế hoạch có nhân viên, bạn sẽ cần thiết lập các thủ tục khấu trừ thuế. 

Ngay cả khi bây giờ chỉ là bạn, bạn vẫn có thể thuê nhà thầu cho các dự án cụ thể. Các nhà thầu được trả trên một số tiền nhất định mỗi năm ở Hoa Kỳ phải được gửi 1099, vì vậy hãy đảm bảo:

  • Theo dõi những ai bạn đã thanh toán và số tiền bạn đã trả cho họ.
  • Nhận mẫu W-9 từ mỗi nhà thầu.
  • Giữ các địa chỉ hiện tại trong hồ sơ cho tất cả những người bạn thuê.

5. Bạn có phần mềm kế toán không?

Nếu bạn mong đợi có hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, bạn sẽ muốn có phần mềm kế toán như QuickBooks hoặc FreshBooks. Các doanh nghiệp có ít giao dịch hơn có thể thoát khỏi việc sử dụng bảng tính Excel, nhưng doanh nghiệp có giao dịch cao sẽ không thể theo kịp các mục nhập thủ công. 

Phần mềm kế toán tự động hóa hầu hết các quy trình thiết yếu và giúp bạn thực hiện rất nhiều công việc. Nó ghi lại, lưu trữ và truy xuất dữ liệu giao dịch và sử dụng nó để tạo ra các báo cáo và báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán của bạn cũng có thể tạo hóa đơn và viết séc. 

Với những câu hỏi cơ bản này đã được giải quyết và nền tảng kinh doanh của bạn đã có, bạn đã sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo trong quy trình kế toán.

Đầu tiên, chúng ta hãy làm rõ về một số thuật ngữ.

Giao dịch

Theo thuật ngữ kế toán, một giao dịch xảy ra bất kỳ lúc nào doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp đưa, nhận hoặc yêu cầu tiền.

Một giao dịch có thể là bất kỳ giao dịch nào sau đây:

  • Tiền chủ đầu tư vào kinh doanh.
  • Doanh thu từ việc bán hàng.
  • Hóa đơn.
  • Các chi phí như tiền lương, tiếp thị, đi lại và chi phí xây dựng.
  • Tài sản được mua, chẳng hạn như xe cộ, thiết bị văn phòng, tài sản hoặc vật liệu.

Một giao dịch đơn lẻ có thể có nhiều thành phần. Ví dụ, khi bạn trả lương cho một nhân viên theo giờ, bạn phải biết lượng thời gian họ làm việc, tổng lương của họ, các khoản khấu trừ thuế và lương thực. Phần mềm kế toán của bạn có thể thực hiện tất cả các nhiệm vụ này.

Thẻ debits và credits

Tất cả các giao dịch được theo dõi bởi một hệ thống ghi nợ và ghi có. Cách tốt nhất để hiểu nó là với phương trình kế toán cơ bản sau:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu (Chủ sở hữu hoặc Công ty)

Ghi nợ được thêm vào bên trái của phương trình. Một tín dụng được thêm vào bên phải. 

Ví dụ đơn giản, nếu bạn bán hàng với giá 500 đô la, 500 đô la đó sẽ được ghi nợ, nghĩa là số tiền đó sẽ được thêm vào tài sản doanh nghiệp của bạn. Và nó cũng được ghi nhận là Vốn chủ sở hữu dưới dạng thu nhập. Bất cứ khi nào một thứ gì đó được ghi nợ, thì thứ khác phải được ghi có, bởi vì điều này giữ cho phương trình cân bằng.

Đó là một phiên bản đơn giản hóa rất nhiều của thứ mà chúng ta có thể dành nhiều cuốn sách để nói về nó, nhưng nó cung cấp cho bạn ý tưởng cơ bản về những gì phần mềm kế toán của bạn đang làm khi bạn nhập các giao dịch.

Phương pháp tiền mặt và phương pháp dồn tích kế toán 

Có hai phương pháp kế toán cơ bản – phương pháp tiền mặt và phương pháp dồn tích. Phương pháp cộng dồn là phương pháp phổ biến hơn và tùy thuộc vào quy mô và tính chất kinh doanh của bạn, có thể được yêu cầu bởi luật pháp.

Sự khác biệt cơ bản giữa các phương pháp là khi giao dịch được ghi nhận. 

Trong kế toán tiền mặt, giao dịch được ghi nhận khi tiền thực tế đã được chuyển đến tay. Trong kế toán dồn tích, giao dịch được ghi nhận khi công việc đã hoàn thành và hóa đơn đã được gửi đi. Giả sử bạn đặt hàng một nguồn cung cấp giấy văn phòng mới vào tháng Giêng và đặt nó vào thẻ tín dụng doanh nghiệp của bạn. Bạn nhận được giấy văn phòng ngay lập tức, nhưng bạn không thực sự thanh toán cho nó cho đến tháng Hai, khi bảng sao kê thẻ tín dụng của bạn đến. 

Trong kế toán dồn tích, giao dịch xảy ra ngay khi bạn mua giấy. Bạn lấy biên lai, lưu trữ trong hệ thống tệp của bạn và ghi lại chi phí. Đó là một khoản chi tiêu cho tháng Giêng, mặc dù bạn không trả cho nó cho đến ngày tiếp theo.

Trong kế toán tiền mặt, giao dịch xảy ra khi bạn thanh toán hóa đơn. Đó là khi tiền thực tế đổi chủ. Do đó, nó là một khoản chi tiêu của tháng Hai, mặc dù bạn đã nhận được giấy vào tháng Giêng.

Thu nhập hoạt động theo cùng một cách. Nếu bạn gửi hóa đơn cho khách hàng vào tháng 5 và họ không thanh toán cho đến tháng 7, thì giao dịch sẽ được ghi nhận vào tháng 5 bằng phương pháp cộng dồn, nhưng vào tháng 7 bằng phương pháp tiền mặt. 

Kế toán dồn tích là phương pháp được ưa chuộng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn hơn. Nó cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng hơn về giá vốn hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn được bán mỗi tháng. Nếu bạn mua giấy vào tháng 8, thì tờ giấy đó là một phần chi phí vận hành doanh nghiệp của bạn – vào tháng 8, không phải khi bạn thực sự chuẩn bị thanh toán hóa đơn. Nếu bạn bán hàng vào tháng 5, thì bạn đã bán hàng vào tháng 5 , chứ không phải vào tháng 7 khi khách hàng chuyển tiền cho bạn. 

Sử dụng phương pháp cộng dồn, bạn có thể điều chỉnh chi phí kinh doanh mỗi tháng, vì vậy bạn có thể xem tháng nào tạo ra biên lợi nhuận cao nhất. Tính toán lợi nhuận với phương trình này:

 Biên lợi nhuận = (Doanh thu – Giá vốn) / Doanh thu

Ba báo cáo tài chính chính

Với hệ thống và phần mềm kế toán của bạn và dữ liệu giao dịch của bạn được nhập, bạn sẽ có thể chuẩn bị ba báo cáo tài chính cơ bản: báo cáo thu nhập (còn được gọi là “báo cáo lãi và lỗ” hoặc P&L), bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 

Báo cáo thu nhập

Báo cáo thu nhập báo cáo lợi nhuận kiếm được trong một khoảng thời gian cụ thể , chẳng hạn như một tháng. Lợi nhuận này là những gì mọi người đề cập đến khi họ sử dụng thuật ngữ “lợi nhuận cuối cùng”. Lợi nhuận của bạn là thu nhập ròng của bạn. Hoặc, nếu bạn bị mất tiền trong khoảng thời gian đó, thì khoản lỗ ròng của bạn. 

Nói một cách dễ hiểu, lợi nhuận được tính bằng cách trừ đi chi phí khỏi doanh thu. Điều này củng cố lý do sử dụng phương pháp kế toán dồn tích. Nếu bạn sử dụng phương pháp tiền mặt, bạn sẽ không thể nhìn thấy rõ ràng những gì bạn thực sự kiếm được và chi tiêu trong tháng kinh doanh cụ thể đó . 

Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán của bạn báo cáo tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của bạn tại một thời điểm cụ thể, thường là vào cuối tháng, quý hoặc năm. Đó là một bức ảnh chụp nhanh tình hình tài chính của bạn. 

Tài sản là những thứ thuộc sở hữu có giá trị, chẳng hạn như tiền mặt, vật tư, thiết bị, xe cộ, tài sản, hàng tồn kho và các khoản phải thu. “Khoản phải thu” là thuật ngữ chỉ số tiền bạn đang nợ nhưng chưa được thanh toán. 

Nợ phải trả là những thứ bạn nợ, chẳng hạn như khoản vay, trả lãi, tiền lương và bất cứ thứ gì liên quan đến tín dụng. Nợ phải trả thường được gọi là “khoản phải trả”.

Nếu bạn nhìn lại phương trình kế toán cơ bản được liệt kê trước đó, bạn sẽ thấy rằng vốn chủ sở hữu chỉ đơn giản là sự khác biệt giữa tài sản và nợ phải trả. Trừ các khoản nợ phải trả khỏi tài sản và bạn có cái được gọi là “giá trị sổ sách” hay vốn chủ sở hữu, của doanh nghiệp mình. 

Báo cáo lưu chuyển tiền mặt

Đây chỉ đơn giản là một báo cáo cho thấy tiền mặt của bạn đã thay đổi như thế nào trong một khoảng thời gian nhất định. 

Tất cả ba báo cáo tài chính cơ bản này có thể được phần mềm kế toán của bạn tạo ra một cách nhanh chóng, miễn là bạn đã chăm chỉ nhập dữ liệu giao dịch của mình. Nếu bạn không có thời gian cho việc đó, bạn có thể cân nhắc việc thuê một nhân viên kế toán. 

Hai kiến ​​thức cơ bản về kế toán cuối cùng cho các doanh nghiệp nhỏ

1. Giữ tất cả biên lai, hóa đơn và hồ sơ thanh toán

Nguyên tắc kế toán về độ tin cậy nói rằng chỉ những giao dịch có tài liệu chứng minh mới được ghi lại. Nếu bạn không có hồ sơ về một giao dịch, bạn không thể tính nó là thu nhập hoặc chi phí, và điều đó sẽ làm xáo trộn sổ sách của bạn. Nếu bạn cố gắng yêu cầu khấu trừ thuế cho một khoản chi phí mà bạn không có bằng chứng nào mà bạn đã từng trả, đó có thể được gọi là gian lận thuế. 

Vì vậy, hãy giữ biên lai vật lý trong một tệp. Hoặc chụp ảnh chúng và lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số. Giữ tất cả các hóa đơn và biên nhận đã gửi qua email trong một thư mục email riêng biệt, không chỉ hộp thư đến chung của bạn.

2. Biết các yêu cầu về thuế của bạn

Các yêu cầu về thuế rất khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và nơi hoạt động của doanh nghiệp. Bạn cần biết về thuế bán hàng, thuế nhập khẩu nếu bạn có bất kỳ giao dịch quốc tế nào, khấu trừ thuế, nộp thuế hàng quý ước tính và bất kỳ loại thuế nào khác cụ thể cho quốc gia, tiểu bang, tỉnh, thành phố hoặc khu vực của bạn.

Các khoản thuế đó sẽ được tính vào phần mềm kế toán và báo cáo tài chính của bạn. Bạn nên tham khảo ý kiến ​​của chuyên gia thuế để đảm bảo bạn đang thực hiện đúng các thủ tục.

Nguồn : https://woocommerce.com/posts/accounting-basics-new-small-businesses/

Post a comment

Bạn cần trợ giúp? Liên hệ chúng tôi
Thank you for scheduling a call

Thank you for contacting us!

Our consultant will call you back at the booked time!